addressBLUE Module

Basiselemente

Da die Anforderungen an das System zum Teil sehr unterschiedlich sind, bieten wir Ihnen Basiselemente an, mit denen Sie Ihr System erweitern können.

  • Dokumenten-Verwaltung

    Über dieses Modul kann eine geordnete Datei-Ablage gewährleistet werden. Als Dokument werden dabei angesehen:
    Eingehende Schreiben, wahlweise digitalisiert oder in Papierform, ausgehende Schreiben aus addressBLUE, Telefon-Notizen, Ein- und ausgehende E-Mails, sonstige Dateien, die ebenfalls in addressBLUE eingeordnet werden können.
    Jedes derartige Dokument wird dabei mindestens einem Kontakt sowie mindestens einem "Tag" in Verbindung mit einem Aktenzeichen zugeordnet. Bei Bedarf kann ein Dokument auch mehreren "Tags" zugeordnet werden. Die "Tags" werden dabei in einer Baumstruktur, vergleichbar mit den addressBLUE-Stichworten, verwaltet und verfügen jeweils über eine Bezeichnung sowie ein Kürzel.
  • Workflows

    Über Workflows können zwei Aufgaben bewerkstelligt werden:
    • Änderungen - Kann ein Benutzer eine Änderung auf Grund fehlender Rechte nicht vornehmen, startet er einen Workflow. In diesem kann die Änderung dann vorgenommen werden, ohne dass sie allerdings sofort in die Datenbank übernommen wird.
    • Kenntnisnahmen - Durch Stichworte können Benutzer Kontakte so markieren, dass sie über Änderungen daran auf dem Laufenden gehalten werden. Gleiches gilt auch für die Zuweisung oder den Entzug bestimmter Verteiler, Rechte oder Stichworte.
    • Durch die Workflows ist sichergestellt, dass für genehmigungspflichtige Änderungen den Benutzern ein einfach zu bedienendes Werkzeug zur Verfügung gestellt wird, welches die Änderungen schnell auf den Weg bringen lässt. Durch die Bindung zwischen Workflow und Kontakten ist auch gewährleistet, dass es keine Missverständnisse bezüglich der vorzunehmenden Änderungen oder des zu ändernden Kontaktes gibt.
  • Versand-Server

    Über den Versand-Server können verschiedenste Versandaktionen durchgeführt werden. Als Versandwege stehen dazu E-Mail und Fax zur Verfügung, welche jeweils einen eigenen Datenbank-Server zur Ausführung nutzen.
    Um eine Versand-Aktion zu starten, stehen drei verschiedene Optionen zur Verfügung:

    • Versand an Verteiler - Eine Versandaktion kann an einen oder mehrere vorbereitete Verteiler ausgelöst werden.
    • Versand an Recherchen - Hiermit kann eine durch eine Suche oder Recherche zusammengestellte Kontaktgruppe beschickt werden.
    • Einzelversand - Hinter jeder Fax-Nummer in der Datenbank findet sich ein Icon, über das eine Versandaktion an genau diese Fax-Nummer gestartet werden kann.


    Die Versandaktionen können auch zeitgesteuert zu einem späteren Zeitpunkt ausgelöst werden. Der Benutzer, der die Versandaktion auslöst, wird automatisch per E-Mail über den Fortschritt informiert. Alle Versandaktionen werden in einem Log gespeichert. Vor dem eigentlichen Versand kann ein Test an die eigene E-Mail-Adresse und/oder Fax-Nummer ausgelöst werden.
  • Veranstaltungen

    Über das Modul "Veranstaltungen" erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Seminare und Veranstaltungen in addressBLUE zu verwalten. Die Verwaltung umfasst im Wesentlichen die folgenden vier Punkte:

    • Aufbau - Eine Veranstaltung besteht aus beliebig vielen Programmpunkten, die als Einzelveranstaltung behandelt werden. Dabei können zu jeder Einzelveranstaltung beliebig viele Preise für unterschiedliche Preisgruppen hinterlegt werden. Zudem können noch Zusatzoptionen oder Details zur Buchung erfasst werden. Zu jeder Einzelveranstaltung können bei Bedarf eine Unter- Obergrenze für die Anzahl der Teilnehmer gesetzt und Warteliste integriert werden.
    • Über die Veranstaltungsverwaltung lassen sich nun Kontakte einer Recherche mit einer Veranstaltung assoziieren, mit einem Status versehen und diese einer Teilnehmer- und Preisgruppe zuordnen.
    • Einladungen - können entweder in Form eines Serienbriefs per Post oder auch direkt online per E-Mail und/oder Fax verschickt werden. Beim elektronischen Versand kann ein Link zu einem Online-Formular zur direkten Anmeldung eingebunden werden.
    • Rückmeldungen - können auf Basis eines möglichen Einladungsversands online oder auch in Form von Brief- oder Faxanmeldungen etc. eingehen. Bei Online-Anmeldungen wird ein entsprechendes Interface angeboten, über das die eingehenden Anmeldungen bestehenden Kontakten automatisch zugeordnet werden.
    • Rechnung - Jederzeit können auf Knopfdruck Rechnungen zu einer ausgewählten Veranstaltung erstellt werden. Jede Rechnung wird dabei als Word-Dokument automatisch gespeichert und optional auch gleich gedruckt.

  • Abstimmung

    Immer wieder müssen möglichst schnell und unkompliziert zwischen mehreren Personen Termine oder ähnliches abgestimmt werden. Das Modul "Abstimmung" stellt hierzu eine sehr einfache Lösung zur Verfügung. Über ein entsprechendes Formular können Sie an einen beliebigen Personenkreis per E-Mail eine Nachricht versenden, in der Sie zur Abstimmung aufrufen. Zur Abstimmung können Sie beliebig viele Optionen, beispielsweise Termine, Kandidaten für ein Amt oder ähnliches angeben. Jede Option besteht aus einer kurzen Bezeichnung und einem optionalen Erläuterungstext. Zusätzlich können Sie angeben, ob die Befragten nur eine der Optionen oder auch eine bestimmte Anzahl angeben können sollen. Sofern nur eine Option ausgewählt werden kann, können Sie noch auswählen, ob die Beantwortung direkt in der E-Mail, oder erst auf einer gesonderten Seite Ihrer Website erfolgen soll.
  • Personalisierte PDFs in E-Mails

    Der Versandserver generiert optional beim Fax-Versand individuelle, personalisierte Deckblätter. Diese können auch ohne Anlagen als eigenständige Schreiben verwendet werden. Die selbe Nachricht, die auf diesen Anschreiben verwendet werden, werden den E-Mail-Empfängern der selben Versandaktion in der eigentlichen E-Mail-Nachricht zugestellt.
    Durch die hier angebotenen Erweiterung erhalten Sie die Möglichkeit, die Anschreiben im E-Mail-Versand als PDF-Dokumente erzeugen zu lassen, die dann als erste Anlage der E-Mail ergänzt werden. Diese PDF-Dokumente entsprechen im Wesentlichen den Anschreiben im Fax-Versand.
  • Telefonie-Module

    Zur Telefonie in addressBLUE bieten wir zwei Module an:

    • Ausgehende Anrufe über addressBLUE - Über dieses Modul erhalten Sie die Möglichkeit, Rufnummern direkt aus addressBLUE heraus per Mausklick anzuwählen.
    • Eingehende Anrufe von addressBLUE zuordnen lassen - Bei eingehenden Anrufen, bei denen die Rufnummer des Anrufers übermittelt wird, greift die Software automatisch auf addressBLUE zu und recherchiert den passenden Kontakt. Es öffnet sich dann sofort ein PopUp-Fenster, in dem Sie den oder die passenden Kontakte mit Firmen- und Ansprechpartnername sowie Verbandszugehörigkeit sehen.

  • Steckbriefe

    Mithilfe der Steckbriefe können Sie sich ein Übersicht aller Kontakte zu einer Person, einem Unternehmen oder einem Unternehmensstandort anzeigen lassen. Die Zusammenstellung der jeweiligen Informationen und ihre Darstellung in der Übersicht sind dabei im Rahmen der Implementierung - und bei Bedarf auch später - durch uns frei gestaltbar. Zudem ist es vorgesehen, dass Sie bei Bedarf bestimmte Informationen, beispielsweise die Stichworte, Berechtigungen, Verteilerabos und Notizen, zu allen Kontakten ausblenden können.
    Die Steckbriefe werden als HTML-Seiten aufbereitet und können über die Druckfunktion des Browsers gedruckt werden.
  • Konzern-Steckbrief

    Im Falle der Implementierung des Moduls "Konzern" ließe sich eine Steckbrief-Kategorie "Konzern-Steckbrief" erstellen. Diese führt alle Kontakte aller Firmen des ausgewählten Konzerns auf. Die Firmen werden dabei alphabetisch sortiert. Verfügt eine Firma über mehrere Standorte, werden diese nacheinander, nach Land und PLZ sortiert ausgegeben. Unterhalb eines jeden Standorts werden dann die Personen wiederum alphabetisch aufgeführt.
  • Organisations/Standort-Steckbrief

    Der aktuelle "Organisations-Steckbrief" stellt ausschließlich die Kontakte am selben Standort des aktiven Kontaktes dar. Er könnte entsprechend in "Standort-Steckbrief" umbenannt und dann eine neue Version "Organisations-Steckbrief" eingeführt werden, die alle Kontakte bei allen Standorten der Firma des aktiven Kontaktes darstellt.
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