commBLUE Features

Folgende Vorteile und Alleinstellungsmerkmale bietet Ihnen commBLUE:

  • Backend und Frontend

    Das Backend ist die Schaltzentrale von commBLUE, in der Sie Ihre gesamte Kommunikation verwalten: hier legen Sie zum Beispiel Benutzer an, stellen Gruppen und Verteiler zusammen, vergeben Rechte oder pflegen Ihre Dokumente ein. Alles, was Sie dazu brauchen, ist ein Rechner mit Internetzugang und Browser. Eine gesonderte Software ist nicht nötig.
  • Das Archiv

    Alle Dokumente, die Sie einstellen oder versenden, werden automatisch im Archiv gespeichert. So können Ihre Informationen nachhaltig genutzt werden. Ihre Mitglieder können online mit einem persönlichen Kennwort auf dieses Archiv zugreifen. Jedem Nutzer werden hier automatisch nur die Dokumente angezeigt, für die er eine Leseberechtigung besitzt.

    Das Archiv hat auch für Ihren E-Mail-Versand einen Vorteil: Der Datentransfer wird auf ein Minimum reduziert und der Server nur wenig belastet. Sie müssen PDF Dokumente oder sonstige Dateien dank des Archivs nämlich nicht direkt per E-Mail versenden sondern können mit einem direkten Link in der E-Mail einfach auf die Datei im Archiv verweisen.
  • Statistiken

    Im Backend lassen sich detaillierte Statistiken über die Zugriffe der Benutzer anzeigen. Anhand dieser erkennen Sie, welche Dokumente wie oft aufgerufen wurden und wie der Zugriff auf das Archiv an den einzelnen Tagen variiert.
  • Die Such- und Sortierfunktionen

    Über eine umfangreiche Volltextsuche hat jeder Benutzer die Möglichkeit, nicht nur nach Titel, Datum oder Beschreibungstext der Dokumente, sondern auch in ihren Inhalten zu suchen, da auch der Text innerhalb der PDF-Dateien für die Suche indiziert wird, sofern sie mit Adobe Acrobat, OpenOffice oder einem mit einem Texterkennungsverfahren (OCR) konvertiert worden sind. Operatoren wie UND, ODER oder NICHT sowie eingrenzbare Zeiträume machen die Suche dabei noch komfortabler. Bei der Suche innerhalb eines Dokuments hilft Ihnen die Suchfunktion des Acrobat Readers.

    Um die Dokumente nicht nur nach chronologischer Reihenfolge sortieren zu lassen, können Sie diese beim Anlegen genauer kategorisieren. Die Einordnung in Rubriken wie z.B. "Rundschreiben", "Pressemitteilung", "Protokoll", "Umfrage" ermöglicht es, Dokumente nur zu einem gewünschten Thema/Kategorie herauszufiltern.

    Selbstverständlich werden jedem Benutzer nur jene Dokumente als Suchergebnis angezeigt, für die er in der Benutzerverwaltung im Backend auch eine Leseberechtigung erhalten hat.
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