commBLUE Module

Auch commBLUE ist durch seinen modularen Aufbau leicht zu erweitern. Einen kurzen Überblick aktueller Module sehen Sie hier:

  • Multi-Frontend

    Meist haben Verbände verschiedene Unterverbände, mit sehr großen Überschneidungen bei Ihren einzelnen Mitgliedern. Diese Unterverbände arbeiten oft eng mit dem Mutterverband zusammen. Wir haben commBLUE deshalb die Möglichkeit gegeben, den Zugriff auf ein Dokumenten-Archiv über verschieden gestaltete Umgebungen zu gewähren. So kann sich jeder Verband in seinem eigenen Layout präsentieren und trotzdem ist nur ein commBLUE Redaktionssystem zu Pflege der Daten erforderlich.

    Es wird zunächst für den Unterverband eine eigene Umgebung eingerichtet, die sich optisch an den Website-Auftritt des Unterverbandes anlehnen kann. Die Benutzer können dann gezielt für den Zugriff auf die eine und/oder andere Umgebung freigeschaltet werden. Auch die Dokumente können entweder im Namen des Verbandes und/oder des Unterverbandes eingestellt und damit nur in einer oder auch in beiden Oberflächen verfügbar gemacht werden. So können Mitteilungen und Informationen, die ein Verband einstellt, gleichzeitig auch den Benutzern der jeweils anderen Oberfläche zugänglich gemacht werden. Durch die Verwaltung beiden Oberflächen mit nur einem Redaktionsbereich wird der redaktionelle Aufwand gesenkt und es entstehen sinnvolle Synergien, von denen vor allem auch die Mitglieder profitieren.
  • Stellungnahmen

    Um Ihre Arbeit optimal nach den Ansprüchen Ihrer Mitglieder auszurichten, können Stellungnahmen der Mitglieder sehr hilfreich sein. Das Modul "Stellungnahmen" gibt Ihnen die Möglichkeit, zu ausgewählten Dokumenten derartiges Feedback mit minimalem Aufwand einzuholen. Sie müssen lediglich beim Einstellen des Dokuments mit angeben, dass und bis wann Sie eine Stellungnahme wünschen. Dokumente, zu denen Sie eine Stellungnahme erbitten, werden dann bereits in der Dokumentenliste und in der E-Mail mit einem entsprechenden Vermerk versehen, damit die Empfänger sofort sehen, dass hier seine Meinung gefragt ist. Wird das Dokument aufgerufen, wird dem Benutzer ein Link angezeigt, der direkt zu einem einfachen Formular führt, in welches die Stellungnahme eingegeben werden kann. Da sich die Benutzer bereits für den Zugriff auf den geschützten Bereich authentifiziert haben, kann das System die Stellungnahmen eindeutig einem Benutzer zuordnen. Die Stellungnahmen werden automatisch mit Urheber und Eingabezeitpunkt gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Beim Einrichten der Stellungnahme kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die jede einzelne Stellungnahme sofort nach Eingabe im System geschickt wird. Die Nutzer wiederum können, bis zum von Ihnen eingestellten Abgabetermin, ihre Stellungnahme jederzeit ergänzen oder ändern. Als Hilfestellung wird den Benutzern eine Art "To-Do-Liste" angeboten, auf der nur die Dokumente aufgeführt werden, zu denen eine Stellungnahme abgegeben werden kann.
  • Passwort vergessen

    Über den Redaktionsbereich haben Sie die Möglichkeit, mit wenigen Klicks einem Benutzer, der sein Passwort vergessen hat, ein neues Einweg-Passwort zuzuweisen und den Versand auszulösen. Über das Modul "Passwort vergessen" wird auf der Webseite ein zusätzliches Formular angeboten, über das sich Benutzer ein neues Einweg-Passwort generieren und per E-Mail zuschicken lassen können. Dazu muss lediglich der Benutzername eingegeben werden. Alternativ dazu kann auch eine E-Mail-Adresse eingegeben werden. Innerhalb weniger Minuten wird dann automatisch das neue Einweg-Passwort per E-Mail an die erste E-Mail-Adresse des Benutzers geschickt. Sofern es nur genau einen Benutzer gibt, der diese E-Mail-Adresse verwendet, wird der Prozess ebenfalls ausgelöst.
    Über ein weiteres Modul Datenpflege (User Profile Editor) existiert innerhalb des geschützten Bereichs eine Möglichkeit, die es dem Nutzer jederzeit erlaubt, sein Passwort selbst zu ändern.
  • Datenpflege

    Mit dem Modul erhalten die Benutzer die Möglichkeit, ihre vollständigen Daten jederzeit einzusehen und auch selbst zu bearbeiten. Sie können dann ihre E-Mail-Adresse, Anrede und auch Passworte jederzeit selbst ändern. Ändert der Benutzer seine E-Mail-Adresse, kann diese Änderung vom System wie ein "Antrag" behandelt werden. Das System speichert die Adresse vorerst zwischen, bis ein Redakteur, die geänderte E-Mail bestätigt hat. So kann zum Beispiel verhindert werden, dass ein Mitarbeiter eines Mitgliedsunternehmens, welcher dieses verlässt, seine E-Mail-Adresse unbemerkt auf die neue Adresse beim neuen Arbeitgeber umstellen kann.
  • Sammel-Abonnement

    Die Abonnements werden um sogenannte Sammelabonnements erweitert. Diese unterscheiden sich von den normalen Abonnements dadurch, dass Benutzer, welche über diese Abonnements benachrichtigt werden, nicht unmittelbar nach Einstellung der neuen Dokumente benachrichtigt werden. Die Benachrichtigung erfolgt erst später zu bestimmten, vorher festgelegten Zeiten. Damit kann zum Beispiel verhindert werden, dass viele Dokumente am Tag auch mehrere Benachrichtigungen nach sich ziehen und bei den Benutzern eher als störend empfunden werden. Mit diesem Modul können sie dann automatisch zu bestimmten Zeiten über mehrere Dokumente auf einmal informieren. Für ein Sammelabonnement kann für jeden Wochentag eine Versandzeit auf Stunden genau festgelegt werden. So kann beispielsweise ein Abonnement "Neues vom Tage" Montags bis Donnerstag um 16:00 Uhr und Freitags um 14:00 versendet werden. Für jeden Empfänger enthält die Benachrichtigung dann alle Ankündigungen von Dokumenten, die beim Einstellen für dieses Abonnement vorgemerkt wurden und nicht bereits durch vorhergehende Benachrichtigungen abgedeckt sind.
  • Gesamtdokument

    Das Modul bietet den Benutzern auf der Webseite automatisch die Möglichkeit an, das Dokument nebst allen seinen Anlagen als einzelne Datei herunterzuladen. Ein einzelnes Speichern einzelner Dokumente entfällt somit. Handelt es sich ausschließlich um PDF-Dokumente, wird das Gesamtdokument als ein PDF-Dokument erstellt. In allen anderen Fällen wird ein ZIP-Archiv erstellt, das zumindest das Herunterladen aller Dateien in einem Schritt zulässt. Das System erzeugt diese Gesamtdokumente automatisch, wann immer sich an einer der Anlagen oder an der Zusammenstellung etwas verändert wurde.
  • Gesamtdokument E-Mail-Versand

    Mit dieser Erweiterung kann der Benutzer ganz einfach aus der Dokumenten-Ansicht eine E-Mail an sich selbst senden. Diese E-Mail enthält einen Link zum Download des PDF-Dokuments. Besitzt das Dokument Anlagen, wird ein Gesamt-Dokument bzw. ein ZIP-Archiv erzeugt, welches alle Anlagen beinhaltet. Die Dateien können dabei ohne Login direkt heruntergeladen werden.
  • Veranstaltungsanmeldung

    Mit diesem Modul können Sie Veranstaltungen anlegen und Zugangsberechtigten die Zu- und Absage ermöglichen. Zu einer Veranstaltung können dazu der Titel, eine Beschreibung, Beginn und Ende der Veranstaltung sowie ein Veranstaltungsort eingegeben werden. Die Veranstaltung kann dann für beliebig viele Gruppen freigegeben werden, deren Mitglieder sie sehen können. Zusätzlich kann sie zur Anmeldung freigegeben werden, wobei noch verschiedene weitere Einstellungen vorgenommen werden können.
    Bei der Einstellung von Dokumenten kann jedes Dokument mit einer Veranstaltung verknüpft werden, sodass die Veranstaltungsinformationen und gegebenenfalls die Anmeldemaske dazu automatisch beim Aufruf des Dokuments angeboten werden, sofern die Freigaben entsprechendes erlauben. Beim Aufruf einer Veranstaltung werden dann auch die Dokumente mit angezeigt, die auf diese Veranstaltung verweisen.
  • Verteilerpflege

    Über diese Funktion wird dem Benutzer selbst die Möglichkeit gegeben, zu entscheiden, auf welchen Verteilern er stehen möchte.
    Er sieht dazu eine Liste aller Verteiler, für die er eine Berechtigung hat. Durch einfaches Anklicken der dazu freigegebenen Verteiler kann er diese abonnieren oder abbestellen. Möglich ist auch Bestätigung durch einen Redakteur, damit die Änderungen gültig werden.

    Da das System beim Versand der Dokumente immer jede einzelne Berechtigung der Benutzer berücksichtigt, wird bei der Verwaltung der Verteiler durch die Mitglieder selbst keine Sicherheitslücke aufgetan.


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