addressBLUE
addressBLUE ist eine Adressdatenbank, mit der Sie Ihre gesamten Kontakte professionell und effektiv verwalten können.
Ob es sich dabei um 1.000, 100.000 oder 1.000.000 Kontakte handelt, spielt keine Rolle - addressBLUE passt sich Ihren Anforderungen an. Die Kontaktdatenbank eignet sich sowohl als umfassendes Mitgliederverzeichnis für Verbände als auch als Akquise-Datenbank für Marketingzwecke.
Technische Voraussetzungen - fast keine
addressBLUE ist webbasiert; um es zu nutzen, müssen Sie nichts installieren. Alles, was Sie brauchen, ist ein Rechner mit Internetzugang und Browser. Sie öffnen addressBLUE wie eine gewöhnliche Website, geben Ihr persönliches Kennwort ein und schon geht's los.
Alle hier aufgeführten Funktionen stehen Ihnen in der Standardversion von addressBLUE zur Verfügung und unterstützen Sie bei der optimalen Kontaktdatenverwaltung.
Stichworte
Recherchen und Suchen
- Suche nach Daten-Feldern, wie Telefonnummern, Orten, Postleitzahlen, Namen oder Organisationen
- Suche nach Stichworten
- Volltextsuche
Das Ergebnis Ihrer Suche, die sogenannte Recherche, wird automatisch in einer persönlichen Liste abgelegt. Sie können sie anschließend speichern und weiter bearbeiten, indem Sie
- dem Ergebnis weiterer Suchvorgänge hinzufügen
- dem Ergebnisse aus einer Suche innerhalb der bestehenden Recherche löschen
- alle Daten außer den Ergebnissen aus der Suche innerhalb der bestehenden Recherche löschen
Ihr Suchergebnis können Sie auch anderen Nutzern zur Verfügung stellen. Da die enthaltenen Daten nur Verweise auf die in addressBLUE gespeicherten Kontakte darstellen, beinhalten sie beim späteren Aufruf auch etwaige, unterdessen gemachte Änderungen.
Formular-Ansichten / -Versionen
Notizen
History
Das Konzept von addressBLUE
Um Datenredundanz zu verhindern, werden Kontakte immer aus zwei verschiedenen Bausteinen zusammengesetzt - Personen und Firmen. Dieser Aufbau hat einige Vorteile:
Keine Datenredundanz
Übersichtlichkeit
addressBLUE Module
Mit den hier beschriebenen Modulen oder individuellen Lösungen können Sie addressBLUE jederzeit erweitern.
Basiselemente
Da die Anforderungen an das System zum Teil sehr unterschiedlich sind, bieten wir Ihnen Basiselemente an, mit denen Sie Ihr System erweitern können.
Dokumenten-Verwaltung
Eingehende Schreiben, wahlweise digitalisiert oder in Papierform, ausgehende Schreiben aus addressBLUE, Telefon-Notizen, ein- und ausgehende E-Mails, sonstige Dateien, die ebenfalls in addressBLUE eingeordnet werden können.
Jedes derartige Dokument wird dabei mindestens einem Kontakt sowie mindestens einem "Tag" in Verbindung mit einem Aktenzeichen zugeordnet. Bei Bedarf kann ein Dokument auch mehreren "Tags" zugeordnet werden. Die "Tags" werden dabei in einer Baumstruktur, vergleichbar mit den addressBLUE-Stichworten, verwaltet und verfügen jeweils über eine Bezeichnung sowie ein Kürzel.
Workflows
- Änderungen - kann ein Benutzer eine Änderung auf Grund fehlender Rechte nicht vornehmen, startet er einen Workflow. In diesem kann die Änderung dann vorgenommen werden, ohne dass sie allerdings sofort in die Datenbank übernommen wird.
- Kenntnisnahmen - durch Stichworte können Benutzer Kontakte so markieren, dass sie über Änderungen daran auf dem Laufenden gehalten werden. Gleiches gilt auch für die Zuweisung oder den Entzug bestimmter Verteiler, Rechte oder Stichworte.
- Durch die Workflows ist sichergestellt, dass für genehmigungspflichtige Änderungen den Benutzern ein einfach zu bedienendes Werkzeug zur Verfügung gestellt wird, welches die Änderungen schnell auf den Weg bringen lässt. Durch die Bindung zwischen Workflow und Kontakten ist auch gewährleistet, dass es keine Missverständnisse bezüglich der vorzunehmenden Änderungen oder des zu ändernden Kontaktes gibt.
Versand-Server
Um eine Versand-Aktion zu starten, stehen drei verschiedene Optionen zur Verfügung:
- Versand an Verteiler - eine Versandaktion kann an einen oder mehrere vorbereitete Verteiler ausgelöst werden.
- Versand an Recherchen - hiermit kann eine durch eine Suche oder Recherche zusammengestellte Kontaktgruppe beschickt werden.
- Einzelversand - hinter jeder Fax-Nummer in der Datenbank findet sich ein Icon, über das eine Versandaktion an genau diese Fax-Nummer gestartet werden kann.
Die Versandaktionen können auch zeitgesteuert zu einem späteren Zeitpunkt ausgelöst werden. Der Benutzer, der die Versandaktion auslöst, wird automatisch per E-Mail über den Fortschritt informiert. Alle Versandaktionen werden in einem Log gespeichert. Vor dem eigentlichen Versand kann ein Test an die eigene E-Mail-Adresse und/oder Fax-Nummer ausgelöst werden.
Veranstaltungen
- Aufbau - eine Veranstaltung besteht aus beliebig vielen Programmpunkten, die als Einzelveranstaltung behandelt werden. Dabei können zu jeder Einzelveranstaltung beliebig viele Preise für unterschiedliche Preisgruppen hinterlegt werden. Zudem können noch Zusatzoptionen oder Details zur Buchung erfasst werden. Zu jeder Einzelveranstaltung können bei Bedarf eine Unter- Obergrenze für die Anzahl der Teilnehmer gesetzt und Warteliste integriert werden.
- Über die Veranstaltungsverwaltung lassen sich nun Kontakte einer Recherche mit einer Veranstaltung assoziieren, mit einem Status versehen und diese einer Teilnehmer- und Preisgruppe zuordnen.
- Einladungen - können entweder in Form eines Serienbriefs per Post oder auch direkt online per E-Mail und/oder Fax verschickt werden. Beim elektronischen Versand kann ein Link zu einem Online-Formular zur direkten Anmeldung eingebunden werden.
- Rückmeldungen - können auf Basis eines möglichen Einladungsversands online oder auch in Form von Brief- oder Faxanmeldungen etc. eingehen. Bei Online-Anmeldungen wird ein entsprechendes Interface angeboten, über das die eingehenden Anmeldungen bestehenden Kontakten automatisch zugeordnet werden.
- Rechnung - jederzeit können auf Knopfdruck Rechnungen zu einer ausgewählten Veranstaltung erstellt werden. Jede Rechnung wird dabei als Word-Dokument automatisch gespeichert und optional auch gleich gedruckt.
Abstimmung
Personalisierte PDFs in E-Mails
Durch die hier angebotenen Erweiterungen erhalten Sie die Möglichkeit, die Anschreiben im E-Mail-Versand als PDF-Dokumente erzeugen zu lassen, die dann als erste Anlage der E-Mail ergänzt werden. Diese PDF-Dokumente entsprechen im Wesentlichen den Anschreiben im Fax-Versand.
Telefonie-Module
- Ausgehende Anrufe über addressBLUE - über dieses Modul erhalten Sie die Möglichkeit, Rufnummern direkt aus addressBLUE heraus per Mausklick anzuwählen.
- Eingehende Anrufe von addressBLUE zuordnen lassen - bei eingehenden Anrufen, bei denen die Rufnummer des Anrufers übermittelt wird, greift die Software automatisch auf addressBLUE zu und recherchiert den passenden Kontakt. Es öffnet sich dann sofort ein PopUp-Fenster, in dem Sie den oder die passenden Kontakte mit Firmen- und Ansprechpartnername sowie Verbandszugehörigkeit sehen.
Steckbriefe
Die Steckbriefe werden als HTML-Seiten aufbereitet und können über die Druckfunktion des Browsers gedruckt werden.
Konzern-Steckbrief
Organisations/Standort-Steckbrief
Bedienhilfen
Arbeiten, die Sie häufig erledigen, können wir Ihnen nicht abnehmen aber erleichtern. Mit diesen Modulen stellen wir Ihnen Hilfen für die tägliche Arbeit zur Verfügung.
Suchmakros
Mit den Suchmakros erhält man zusätzlich die Möglichkeit, sich den Suchweg zu speichern, um diesen zu einem späteren Zeitpunkt erneut auszuführen. Sucht man beispielsweise heute nach allen Kontakten, die ein bestimmtes Stichwort A haben, das Stichwort B jedoch nicht, so werden sich vier Wochen später noch immer die selben Kontakte in der Liste befinden. Selbst dann, wenn inzwischen weiteren Kontakten eines der für die Suche relevanten Stichworte vergeben oder entzogen worden ist. Wird jedoch ein gespeichertes Suchmakro erneut aufgerufen, wird die vorher ausgeführte Suche entsprechend erneut ausgeführt und man erhält die dann gültige Ergebnisliste.
Suchmakros können zudem mit einer Recherche verknüpft werden, was dazu führt, dass das Suchmakro täglich an einem festgelegten Zeitpunkt ausgeführt und das Ergebnis in eben dieser Recherche gespeichert wird. So ist die Recherche immer tagesaktuell.
Wiedervorlagen
Eingabehilfen für Ortsnamen und Bundesländer
Schriftliches Manual
Außerdem wird eine eintägige Einweisung aller Mitarbeiter stattfinden. Mit Ausnahme möglicher Reisekosten ist dies soweit im Preis enthalten.
Für die grundlegenden Funktionen von addressBLUE gibt es ein allgemeines Handbuch. Aufgrund der vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten und der individuellen Erweiterbarkeit kann es jedoch durchaus nützlich sein, ein entsprechend individuelles Handbuch zu entwickeln. Neben der technischen Erklärung zur Funktion kann in diesem auch ein inhaltlicher Leitfaden "Wie verwalten wir Kontakte" aufgenommen werden, in dem auf Verbandsregeln eingegangen wird.
Die Aufwandsabschätzung für ein individuelles Handbuch kann erst nach der Abstimmung des Detailkonzepts erfolgen.
Kopplungen
addressBLUE lässt sich ideal mit anderen Systemen kombinieren - natürlich mit der gesamten BLUEsuite aber z. B. auch mit Word oder Outlook. Mit diesen Modulen können Sie die gewünschten Systeme miteinander verbinden und so von Synergien profitieren.
Kontakte mit Outlook synchronisieren
Word-Steuerung
Die Word-Steuerung ermöglicht es, Einzel- und Serienbriefe direkt aus addressBLUE heraus zu schreiben, und beliebige Kontakte in verschiedenen Listenformaten zu exportieren.
commBLUE-Kopplung
Smartphone Interface
Smartphone Gateway
Das Modul Smartphone Gateway umfasst die Einrichtung des Gateways und ist - abhängig vom gebuchtem Serverpaket - mit Zusatzkosten verbunden.
Hier können Sie sich einen ersten Eindruck von der Benutzeroberfläche verschaffen:
Vergrößern
Anbindung Internet/Mitgliederbereich
addressBLUE ist durch seine Schnittstellen optimal für einen automatischen Austausch mit Ihrer Internet-Präsenz oder einem Mitgliederbereich auf Ihrer Webseite ausgelegt. Mitglieder, Login-Daten und Passworte müssen nur einmal gepflegt oder vergeben werden und auch Mitgliederlisten lassen sich einfach automatisch erstellen.
Bei spezifischen Fragen nutzen Sie doch einfach unser Kontaktformular oder setzen Sie sich mit uns telefonisch in Verbindung.