addressBLUE

addressBLUE ist eine Adressdatenbank mit der Sie Ihre gesamten Kontakte professionell und effektiv verwalten können.


Ob es sich dabei um 1.000, 100.000 oder 1.000.000 Kontakte handelt, spielt keine Rolle - addressBLUE passt sich Ihren Anforderungen an. Die Kontaktdatenbank eignet sich sowohl als umfassendes Mitgliederverzeichnis für Verbände als auch als Akquise-Datenbank für Marketingzwecke.


Technische Voraussetzungen - fast keine

addressBLUE ist webbasiert; um es zu nutzen, müssen Sie nichts installieren. Alles, was Sie brauchen, ist ein Rechner mit Internetzugang und Browser. Sie öffnen addressBLUE wie eine gewöhnliche Website, geben Ihr persönliches Kennwort ein und schon geht's los.

Alle hier aufgeführten Funktionen stehen Ihnen in der Standardversion von addressBLUE zur Verfügung und unterstützen Sie bei der optimalen Kontaktdatenverwaltung.

Stichworte

Sie können Ihren Kontakten verschiedene Stichworte wie "Ansprechpartner Presse" oder "Messe-Ausschuss" zuordnen und damit ganz individuell Personengruppen definieren. Bei einer Suche nach diesen Stichworten liefert addressBLUE Ihnen dann alle Adressen, die mit diesen Stichworten verknüpft sind. Sie können dabei einstellen, ob die von Ihnen vergebenen Stichworte nur Ihnen, ausgewählten Nutzern oder allen Nutzern angezeigt werden. Alle Nutzer, denen die Stichworte angezeigt werden, können diese weiteren Kontakten hinzuzufügen oder sie bei Änderungen löschen. Damit alle über diese Änderungen auf dem Laufenden bleiben, verschickt addressBLUE optional Benachrichtigungen über vorgenommene Modifikationen.

Recherchen und Suchen

addressBLUE bietet Ihnen eine umfangreiche Suchfunktion, mit der Sie nach allem suchen können, was in der Datenbank gespeichert ist. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
  • Suche nach Daten-Feldern, wie Telefonnummern, Orten, Postleitzahlen, Namen oder Organisationen
  • Suche nach Stichworten
  • Volltextsuche

Das Ergebnis Ihrer Suche, die sogenannte Recherche, wird automatisch in einer persönlichen Liste abgelegt. Sie können sie anschließend speichern und weiter bearbeiten, indem Sie
  • dem Ergebnis weiterer Suchvorgänge hinzufügen
  • dem Ergebnisse aus einer Suche innerhalb der bestehenden Recherche löschen
  • alle Daten außer den Ergebnissen aus der Suche innerhalb der bestehenden Recherche löschen

Ihr Suchergebnis können Sie auch anderen Nutzern zur Verfügung stellen. Da die enthaltenen Daten nur Verweise auf die in addressBLUE gespeicherten Kontakte darstellen, beinhalten sie beim späteren Aufruf auch etwaige, unterdessen gemachte Änderungen.

Formular-Ansichten / -Versionen

addressBLUE bietet verschiedene Versionen des Suchformulars an, um den unterschiedlichen Anforderungen der Nutzer gerecht zu werden: Die Telefonakquise benötigt ständig Durchwahlnummern und Stichworte, das Sekretariat dagegen hauptsächlich Anschrift und Briefanrede. Die Nutzer können zwischen den verschiedenen Versionen des Formulars jederzeit wechseln. So ist trotz der umfangreichen Suchfunktionen immer eine gute Übersichtlichkeit gewährleistet.

Notizen

Sie können zu Personen, Kontakten und Organisationen persönliche Notizen anlegen. Wenn Sie möchten, können Sie diese Notizen aber auch anderen Nutzern zugänglich machen.

History

Änderungen an Kontakten werden in einer Verlaufsanzeige, der History gespeichert. In der History eines jeden Kontaktes können Sie alle Modifikationen verfolgen. Hier sehen Sie z.B. wann und von wem ein Stichwort zugewiesen oder eine Telefonnummer geändert wurde. So bleiben alle Korrekturen stets nachvollziehbar und transparent.


Das Konzept von addressBLUE
Um Datenredundanz zu verhindern, werden Kontakte immer aus zwei verschiedenen Bausteinen zusammengesetzt - Personen und Firmen. Dieser Aufbau hat einige Vorteile:

Keine Datenredundanz

Wenn eine Person mit verschiedenen Firmen zu tun hat, müssen Sie ihre Daten nicht doppelt pflegen. Mal angenommen, Frau Weyer ist Ihr Ansprechpartner bei der Firma X aber gleichzeitig auch in einem Ausschuss beim Verband Y. Sie erfahren, dass Frau Weyer geheiratet, den Namen ihres Mannes angenommen hat und nun Frau Bauer heißt. Dank der Verlinkung müssen Sie den Namen nur an einer Stelle ändern - nicht in beiden Kontakten.

Übersichtlichkeit

Durch die Aufteilung der Kontakte in Personen und Firmen, können Sie einzeln nach Personen und Firmen suchen und dort auf einen Blick verschiedene Beziehungen erkennen. Wenn Sie beispielsweise nach Frau Bauer suchen, werden Ihnen die Personendaten von Frau Bauer als Ergebnis angezeigt. Gleichzeitig zeigt Ihnen addressBLUE aber auch alle Kontakte und damit Firmen an, mit denen Frau Bauer verknüpft ist.


addressBLUE Module

Mit den hier beschriebenen Modulen oder individuellen Lösungen können Sie addressBLUE jederzeit erweitern.

Basiselemente
Da die Anforderungen an das System zum Teil sehr unterschiedlich sind, bieten wir Ihnen Basiselemente an, mit denen Sie Ihr System erweitern können.

Dokumenten-Verwaltung

Über dieses Modul kann eine geordnete Datei-Ablage gewährleistet werden. Als Dokument werden dabei angesehen:
Eingehende Schreiben, wahlweise digitalisiert oder in Papierform, ausgehende Schreiben aus addressBLUE, Telefon-Notizen, ein- und ausgehende E-Mails, sonstige Dateien, die ebenfalls in addressBLUE eingeordnet werden können.
Jedes derartige Dokument wird dabei mindestens einem Kontakt sowie mindestens einem "Tag" in Verbindung mit einem Aktenzeichen zugeordnet. Bei Bedarf kann ein Dokument auch mehreren "Tags" zugeordnet werden. Die "Tags" werden dabei in einer Baumstruktur, vergleichbar mit den addressBLUE-Stichworten, verwaltet und verfügen jeweils über eine Bezeichnung sowie ein Kürzel.

Workflows

Über Workflows können zwei Aufgaben bewerkstelligt werden:
  • Änderungen - kann ein Benutzer eine Änderung auf Grund fehlender Rechte nicht vornehmen, startet er einen Workflow. In diesem kann die Änderung dann vorgenommen werden, ohne dass sie allerdings sofort in die Datenbank übernommen wird.
  • Kenntnisnahmen - durch Stichworte können Benutzer Kontakte so markieren, dass sie über Änderungen daran auf dem Laufenden gehalten werden. Gleiches gilt auch für die Zuweisung oder den Entzug bestimmter Verteiler, Rechte oder Stichworte.
  • Durch die Workflows ist sichergestellt, dass für genehmigungspflichtige Änderungen den Benutzern ein einfach zu bedienendes Werkzeug zur Verfügung gestellt wird, welches die Änderungen schnell auf den Weg bringen lässt. Durch die Bindung zwischen Workflow und Kontakten ist auch gewährleistet, dass es keine Missverständnisse bezüglich der vorzunehmenden Änderungen oder des zu ändernden Kontaktes gibt.

Versand-Server

Über den Versand-Server können verschiedenste Versandaktionen durchgeführt werden. Als Versandwege stehen dazu E-Mail und Fax zur Verfügung, welche jeweils einen eigenen Datenbank-Server zur Ausführung nutzen.
Um eine Versand-Aktion zu starten, stehen drei verschiedene Optionen zur Verfügung:

  • Versand an Verteiler - eine Versandaktion kann an einen oder mehrere vorbereitete Verteiler ausgelöst werden.
  • Versand an Recherchen - hiermit kann eine durch eine Suche oder Recherche zusammengestellte Kontaktgruppe beschickt werden.
  • Einzelversand - hinter jeder Fax-Nummer in der Datenbank findet sich ein Icon, über das eine Versandaktion an genau diese Fax-Nummer gestartet werden kann.


Die Versandaktionen können auch zeitgesteuert zu einem späteren Zeitpunkt ausgelöst werden. Der Benutzer, der die Versandaktion auslöst, wird automatisch per E-Mail über den Fortschritt informiert. Alle Versandaktionen werden in einem Log gespeichert. Vor dem eigentlichen Versand kann ein Test an die eigene E-Mail-Adresse und/oder Fax-Nummer ausgelöst werden.

Veranstaltungen

Über das Modul "Veranstaltungen" erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Seminare und Veranstaltungen in addressBLUE zu verwalten. Die Verwaltung umfasst im Wesentlichen die folgenden vier Punkte:

  • Aufbau - eine Veranstaltung besteht aus beliebig vielen Programmpunkten, die als Einzelveranstaltung behandelt werden. Dabei können zu jeder Einzelveranstaltung beliebig viele Preise für unterschiedliche Preisgruppen hinterlegt werden. Zudem können noch Zusatzoptionen oder Details zur Buchung erfasst werden. Zu jeder Einzelveranstaltung können bei Bedarf eine Unter- Obergrenze für die Anzahl der Teilnehmer gesetzt und Warteliste integriert werden.
  • Über die Veranstaltungsverwaltung lassen sich nun Kontakte einer Recherche mit einer Veranstaltung assoziieren, mit einem Status versehen und diese einer Teilnehmer- und Preisgruppe zuordnen.
  • Einladungen - können entweder in Form eines Serienbriefs per Post oder auch direkt online per E-Mail und/oder Fax verschickt werden. Beim elektronischen Versand kann ein Link zu einem Online-Formular zur direkten Anmeldung eingebunden werden.
  • Rückmeldungen - können auf Basis eines möglichen Einladungsversands online oder auch in Form von Brief- oder Faxanmeldungen etc. eingehen. Bei Online-Anmeldungen wird ein entsprechendes Interface angeboten, über das die eingehenden Anmeldungen bestehenden Kontakten automatisch zugeordnet werden.
  • Rechnung - jederzeit können auf Knopfdruck Rechnungen zu einer ausgewählten Veranstaltung erstellt werden. Jede Rechnung wird dabei als Word-Dokument automatisch gespeichert und optional auch gleich gedruckt.

Abstimmung

Immer wieder müssen möglichst schnell und unkompliziert zwischen mehreren Personen Termine oder ähnliches abgestimmt werden. Das Modul "Abstimmung" stellt hierzu eine sehr einfache Lösung zur Verfügung. Über ein entsprechendes Formular können Sie an einen beliebigen Personenkreis per E-Mail eine Nachricht versenden, in der Sie zur Abstimmung aufrufen. Zur Abstimmung können Sie beliebig viele Optionen, beispielsweise Termine, Kandidaten für ein Amt oder ähnliches angeben. Jede Option besteht aus einer kurzen Bezeichnung und einem optionalen Erläuterungstext. Zusätzlich können Sie angeben, ob die Befragten nur eine der Optionen oder auch eine bestimmte Anzahl angeben können sollen. Sofern nur eine Option ausgewählt werden kann, können Sie noch auswählen, ob die Beantwortung direkt in der E-Mail, oder erst auf einer gesonderten Seite Ihrer Website erfolgen soll.

Personalisierte PDFs in E-Mails

Der Versandserver generiert optional beim Fax-Versand individuelle, personalisierte Deckblätter. Diese können auch ohne Anlagen als eigenständige Schreiben verwendet werden. Dieselbe Nachricht, die auf diesen Anschreiben verwendet wird, werden den E-Mail-Empfängern derselben Versandaktion in der eigentlichen E-Mail-Nachricht zugestellt.
Durch die hier angebotenen Erweiterungen erhalten Sie die Möglichkeit, die Anschreiben im E-Mail-Versand als PDF-Dokumente erzeugen zu lassen, die dann als erste Anlage der E-Mail ergänzt werden. Diese PDF-Dokumente entsprechen im Wesentlichen den Anschreiben im Fax-Versand.

Telefonie-Module

Zur Telefonie in addressBLUE bieten wir zwei Module an:

  • Ausgehende Anrufe über addressBLUE - über dieses Modul erhalten Sie die Möglichkeit, Rufnummern direkt aus addressBLUE heraus per Mausklick anzuwählen.
  • Eingehende Anrufe von addressBLUE zuordnen lassen - bei eingehenden Anrufen, bei denen die Rufnummer des Anrufers übermittelt wird, greift die Software automatisch auf addressBLUE zu und recherchiert den passenden Kontakt. Es öffnet sich dann sofort ein PopUp-Fenster, in dem Sie den oder die passenden Kontakte mit Firmen- und Ansprechpartnername sowie Verbandszugehörigkeit sehen.

Steckbriefe

Mithilfe der Steckbriefe können Sie sich eine Übersicht aller Kontakte zu einer Person, einem Unternehmen oder einem Unternehmensstandort anzeigen lassen. Die Zusammenstellung der jeweiligen Informationen und ihre Darstellung in der Übersicht sind dabei im Rahmen der Implementierung - und bei Bedarf auch später - durch uns frei gestaltbar. Zudem ist es vorgesehen, dass Sie bei Bedarf bestimmte Informationen, beispielsweise die Stichworte, Berechtigungen, Verteilerabos und Notizen, zu allen Kontakten ausblenden können.
Die Steckbriefe werden als HTML-Seiten aufbereitet und können über die Druckfunktion des Browsers gedruckt werden.

Konzern-Steckbrief

Im Falle der Implementierung des Moduls "Konzern" ließe sich eine Steckbrief-Kategorie "Konzern-Steckbrief" erstellen. Diese führt alle Kontakte aller Firmen des ausgewählten Konzerns auf. Die Firmen werden dabei alphabetisch sortiert. Verfügt eine Firma über mehrere Standorte, werden diese nacheinander, nach Land und PLZ sortiert ausgegeben. Unterhalb eines jeden Standorts werden dann die Personen wiederum alphabetisch aufgeführt.

Organisations/Standort-Steckbrief

Der aktuelle "Organisations-Steckbrief" stellt ausschließlich die Kontakte am selben Standort des aktiven Kontaktes dar. Er könnte entsprechend in "Standort-Steckbrief" umbenannt und dann eine neue Version "Organisations-Steckbrief" eingeführt werden, die alle Kontakte bei allen Standorten der Firma des aktiven Kontaktes darstellt.


Bedienhilfen
Arbeiten, die Sie häufig erledigen, können wir Ihnen nicht abnehmen aber erleichtern. Mit diesen Modulen stellen wir Ihnen Hilfen für die tägliche Arbeit zur Verfügung.

Suchmakros

Mit den Standard-Funktionalitäten von addressBLUE stehen bereits leistungsfähige Werkzeuge zur Suche nach Kontakten in der Datenbank zur Verfügung. Dabei kann über praktisch alle Datenbankfelder hinweg gesucht und das Ergebnis durch weitere Suchschritte weiter verfeinert werden. Es können wahlweise weitere Kontakte hinzugefügt, ausgewählte Kontakte aus der Liste entfernt oder nur innerhalb der aktuellen Liste nach entsprechenden Kontakten gesucht werden. Abschließend hat jeder Benutzer die Möglichkeit, sich beliebig viele solcher Ergebnislisten in addressBLUE zu speichern. Die Listen können auch mit anderen Nutzern gemeinsam genutzt werden. Da in den Listen nur die Zusammenstellung der Kontakte gespeichert wird, sind die Kontakte in der Liste immer auf dem aktuellen Stand.

Mit den Suchmakros erhält man zusätzlich die Möglichkeit, sich den Suchweg zu speichern, um diesen zu einem späteren Zeitpunkt erneut auszuführen. Sucht man beispielsweise heute nach allen Kontakten, die ein bestimmtes Stichwort A haben, das Stichwort B jedoch nicht, so werden sich vier Wochen später noch immer die selben Kontakte in der Liste befinden. Selbst dann, wenn inzwischen weiteren Kontakten eines der für die Suche relevanten Stichworte vergeben oder entzogen worden ist. Wird jedoch ein gespeichertes Suchmakro erneut aufgerufen, wird die vorher ausgeführte Suche entsprechend erneut ausgeführt und man erhält die dann gültige Ergebnisliste.

Suchmakros können zudem mit einer Recherche verknüpft werden, was dazu führt, dass das Suchmakro täglich an einem festgelegten Zeitpunkt ausgeführt und das Ergebnis in eben dieser Recherche gespeichert wird. So ist die Recherche immer tagesaktuell.

Wiedervorlagen

Dieses Modul gibt jeden Nutzer die Möglichkeit, sich beliebig viele Erinnerungen zu einem Kontakt einzustellen. Jede Erinnerung wird mit Datum, Uhrzeit und einer Bemerkung versehen. Ist der Zeitpunkt erreicht, wird dem Nutzer automatisch eine E-Mail mit der eigenen Bemerkung und einem Link zum entsprechenden Kontakt in addressBLUE zugeschickt. Zusätzlich zu den beliebigen Zeitpunkten kann auch der Abschluss eines zu einem Kontakt laufenden Workflows oder ein eingestellter Geburtstag - der zu einer Erinnerung drei Tage vor dem Geburtstag führt - als Auslöser dienen.

Eingabehilfen für Ortsnamen und Bundesländer

Aus den Eingaben Land und PLZ lassen sich theoretisch die Informationen zu Bundesland und Ortsnamen eindeutig ableiten. Die Eingabehilfe wird so aussehen, dass eine Änderung an den Inhalten der Felder PLZ (Straße-, Postfach- o. Großkunden-PLZ) automatisch zu einer Anpassung des Bundeslandes führt. Der Ortsname wird nur dann sofort angepasst, wenn er zuvor leer war. Am Feld "Ort" wird aber ein Button angebracht, der jederzeit eine Auswahlliste der zu der aktuellen Kombination aus PLZen und Land passenden Ortsnamen anbietet.

Schriftliches Manual

Die Datenbank wird über eine Online-Dokumentation dergestalt verfügen, dass jede Feld-Beschriftung als Link ausgelegt ist, der zu einem PopUp mit einer kurzen Erklärung der möglichen Eingaben bzw. Funktionen führt.
Außerdem wird eine eintägige Einweisung aller Mitarbeiter stattfinden. Mit Ausnahme möglicher Reisekosten ist dies soweit im Preis enthalten.

Für die grundlegenden Funktionen von addressBLUE gibt es ein allgemeines Handbuch. Aufgrund der vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten und der individuellen Erweiterbarkeit kann es jedoch durchaus nützlich sein, ein entsprechend individuelles Handbuch zu entwickeln. Neben der technischen Erklärung zur Funktion kann in diesem auch ein inhaltlicher Leitfaden "Wie verwalten wir Kontakte" aufgenommen werden, in dem auf Verbandsregeln eingegangen wird.
Die Aufwandsabschätzung für ein individuelles Handbuch kann erst nach der Abstimmung des Detailkonzepts erfolgen.


Kopplungen
addressBLUE lässt sich ideal mit anderen Systemen kombinieren - natürlich mit der gesamten BLUEsuite aber z. B. auch mit Word oder Outlook. Mit diesen Modulen können Sie die gewünschten Systeme miteinander verbinden und so von Synergien profitieren.

Kontakte mit Outlook synchronisieren

Über dieses Zusatzmodul können Kontakte mit einer Outlook-Installation synchronisiert werden. Die Synchronisation wird dabei nur in einer Richtung, von addressBLUE zu Outlook vorgenommen. Kontakte, die so in Outlook übertragen und dort verändert werden, werden mit der in addressBLUE gespeicherten Fassung überschrieben, wenn die Synchronisation erneut ausgelöst wird.

Word-Steuerung

addressBLUE verfügt im Basispaket bereits über eine einfache Export-Funktion, über die Sie beliebige Auszüge aus der Datenbank im Word- und Excel-kompatiblen "CSV-Format" exportieren können. Sie können dabei genau auswählen, welche Felder exportiert werden sollen und diese Dateien dann z. B. als Steuerdatei für einen Serienbrief verwenden. Außerdem können Sie einzelne Kontakte per Knopfdruck in die Zwischenablage übernehmen, um sie beispielsweise als Anschrift in Word einzufügen.

Die Word-Steuerung ermöglicht es, Einzel- und Serienbriefe direkt aus addressBLUE heraus zu schreiben, und beliebige Kontakte in verschiedenen Listenformaten zu exportieren.

commBLUE-Kopplung

Über dieses Modul können Sie alle Benutzerkonten für commBLUE in addressBLUE verwalten. Alle Änderungen werden automatisch auf den Webserver für die Verwendung in commBLUE übertragen. Änderungen, welche die Nutzer online an ihren eigenen Daten vornehmen können, wie beispielsweise Passwortänderungen und optional auch Versandeinstellungen, werden über die selbe Schnittstelle automatische zurückübertragen.

Smartphone Interface

Das Smartphone-Interface stellt eine stark reduzierte addressBLUE-Oberfläche für Smartphones zur Verfügung. Die Oberfläche besteht im Kern aus einer einfachen Suchmaske, in der Sie per Volltextsuche, analog zur Volltextsuche in der normalen addressBLUE-Oberfläche, nach Kontakten suchen können. Das Suchergebnis wird Ihnen alphabetisch, nach Firmen und Namen oder nur Namen sortiert, angezeigt. Durch Anklicken eines Kontaktes, wird Ihnen dieser Kontakt in einem von Ihnen zu bestimmenden Umfang angezeigt. E-Mail-Adressen werden dabei verlinkt, sodass Sie direkt aus der Oberfläche heraus eine E-Mail über die E-Mail-Funktion Ihres Smartphones verschicken können. Rufnummern werden ebenfalls so markiert, dass Smartphones diese, bei einigen Modellen eine entsprechende "App" vorausgesetzt, durch Anklicken anwählen können.

Smartphone Gateway

Das Smatphone-Gateway (deutsch auch Protokollumsetzer) ermöglicht eine Kommunikation zwischen Netzwerken die auf unterschiedlichen Protokollen basieren. Es ist unabhängig von außen erreichbar und dient somit als Anlaufstelle für die Smartphone-Zugriffe, sollte die eigentliche Datenbank aufgrund von FireWall-Regeln von außen nicht erreichbar sein.

Das Modul Smartphone Gateway umfasst die Einrichtung des Gateways und ist - abhängig vom gebuchtem Serverpaket - mit Zusatzkosten verbunden.


Anbindung Internet/Mitgliederbereich

addressBLUE ist durch seine Schnittstellen optimal für einen automatischen Austausch mit Ihrer Internet-Präsenz oder einem Mitgliederbereich auf Ihrer Webseite ausgelegt. Mitglieder, Login-Daten und Passworte müssen nur einmal gepflegt oder vergeben werden und auch Mitgliederlisten lassen sich einfach automatisch erstellen.